De provincie Utrecht is er voor iedereen. Daarom maken we onze communicatie digitaal toegankelijk. Zo kan iedereen, met of zonder beperking, gebruik maken van onze websites en apps.
We vragen u om ervoor te zorgen dat de digitale middelen die u aanlevert voldoen aan de eisen van digitale toegankelijkheid. Mensen die bijvoorbeeld blind, slechtziend, kleurenblind, doof, slechthorend, motorisch beperkt, en/of laaggeletterd zijn hebben er recht op om precies dezelfde informatie te krijgen.
Op deze pagina vindt u uitleg wat wij van u verwachten met betrekking tot digitale toegankelijkheid.
Richtlijnen
In de Wet digitale overheid is het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid opgenomen. Hierin is vastgelegd dat digitale communicatie moet voldoen aan de internationale richtlijnen van de WCAG.
Deze regels gelden voor:
Documenten (rapporten, beleidsstukken, brochures enz.) die online gepubliceerd worden moeten digitaal toegankelijk zijn. Dit geldt voor alle websites, ook de documenten voor PS moeten aan deze eis voldoen.
Het uitgangspunt zijn de richtlijnen van de WCAG. Deze richtlijnen zijn onderdeel van de Europese norm EN 301 549, die wettelijk verplicht is voor overheidsorganisaties.
Voor PDF-bestanden is er aanvullend de PDF/UA-standaard (ISO 14289). Deze beschrijft hoe u een PDF technisch goed toegankelijk maakt, bijvoorbeeld door het toevoegen van tags (structuurelementen), het correct gebruik van koppen en het instellen van een logische leesvolgorde.
Richtlijnen voor een toegankelijk document
Hier leest u hoe de provincie digitale toegankelijkheid beoordeelt.
Metadata
Taal en titel zijn correct gevuld. De weergave bij openen is ingesteld op Documenttitel.
Koppen
Voor alle (tussen)koppen in het document zijn kopstijlen gebruikt, zodat de voorleessoftware de koppen ook herkent. De vuistregel is: als tekst eruitziet als een (tussen)kop moet hij als kop gemarkeerd zijn.
Alle kopniveaus in het document moeten elkaar logisch opvolgen en koppen mogen niet onderstreept zijn.
Alternatieve teksten
Elke afbeelding die informatie overbrengt moet een alternatieve tekst (alt-tekst) hebben. Voorleessoftware ziet niet wat er in een afbeelding staat. Beschrijf deze dus in de alt-tekst. De voorleessoftware leest deze beschrijving voor.
Voor alternatieve teksten hanteren wij de volgende regels:
- De alt-tekst is kort en krachtig
- Vermijd het woord 'afbeelding' of 'beeld' in de alt-tekst
- Logo's zijn altijd informatiedragers en moeten dus een alternatieve tekst hebben. "Logo" + organisatienaam volstaat, er hoeft niet beschreven te worden hoe het logo eruitziet.
- Als mensen op een foto belangrijk zijn, noem ze dan in de alt-tekst. Zo noem je bij een pasfoto of close-up het type foto en de naam van de persoon die er op staat. Details van het uiterlijk noem je alleen als die informatie daadwerkelijk van belang is.
- Vermijd tekst in de afbeelding. Staat er toch tekst in? Dan hoort deze ook in de alt-tekst thuis.
- Bij grafieken staat in de alt-tekst het onderwerp van de grafiek, de globale trend van de grafiek en een verwijzing naar de tabel met de data.
- Zet in de alt-tekst van infographics een korte beschrijving van de informatie die de infographic overdraagt. De beschrijving van de infographic, bijvoorbeeld het proces dat uitgebeeld wordt of alle cijfers die erin staan, hoort thuis onder de infographic of in een bijlage. Zet in de alt-tekst ook waar deze informatie te vinden is.
Tabellen
Tabellen mogen alleen gebruikt worden om data gestructureerd te presenteren. Het is niet toegestaan om tabellen te gebruiken om een pagina op te maken.
Let verder op de volgende aandachtspunten:
- Markeer de kopcellen correct als koppenrij of kolom.
Meestal is dit de eerste rij en/of kolom. Word vinkt standaard beide aan. - Vermijd lege kopcellen
Zorg dat er altijd iets staat in de kopcellen. De cel linksboven in de tabel mag dus nooit leeg zijn. - Maak de tabel zo eenvoudig mogelijk.
Kies liever voor twee simpele tabellen dan eén ingewikkelde. Dat is voor iedereen prettiger en zo kan de voorleessoftware de juiste informatie voorlezen. - Vermijd samengevoegde cellen en gesplitste cellen. De voorleessoftware kan hier niet mee overweg. Wil je dit toch doen, dan moet in de codelaag van de pdf aangeven worden welke kolommen bij de betreffende kop horen. Dit kan in Acrobat Pro en is specialistisch werk.
- Vermijd een dubbele koppenrij en kies liever voor twee simpele tabellen.
Moet er echt een dubbele koppenrij in de tabel, dan moet dit in de codelaag van de pdf aangegeven worden. - Gebruik niet alleen kleurvlakken om informatie te geven.
Een gekleurd vlak kan niet voorgelezen worden door de software, geef dus altijd ook tekst in. Gebruik je ikoontjes, geef ze dan een goede alternatieve tekst. En zorg ervoor dat ikoontjes met een verschillende betekenis niet alleen een andere kleur hebben, maar ook een andere vorm. - Een screenshot van een tabel is niet toegankelijk, het is dus niet toegestaan om een afbeelding van een tabel te plaatsen.
- Gebruik geen tussenkopjes in de tabel.
Links
Zorg voor een linktekst die duidelijk maakt waar de link naar wijst. Teksten als “lees meer”, “klik hier” e.d. zijn geen goede linkteksten.
Links moeten onderstreept zijn, andere teksten mogen niet onderstreept zijn.
Kleurcontrast
Onvoldoende contrast is een probleem als je slecht ziet of kleurenblind bent. Zorg daarom voor voldoende onderscheid tussen tekst, beeld en achtergrond.
Letters moeten een contrastverhouding van minimaal 4,5:1 hebben; kleurvlakken een contrastverhouding van 3:1.
Gebruik bij voorkeur de huisstijlgids: hierin staan toegestane kleurcombinaties.
Kleurcontrast kan gecontroleerd worden met het gratis programmaatje Colour contrast analyser.
Kleurgebruik
Het is niet toegestaan om alleen kleur te gebruiken om informatie te geven. Gebruik bij kleurvlakken dus altijd ook een arcering en zorg ook voor een tekstueel alternatief.
Grafieken en infographics
De informatie in grafieken en infographics moet ook beschikbaar zijn voor mensen met een visuele beperking. De cijfermatige data van grafieken horen thuis in een datatabel. Zorg dat het onderwerp van de grafiek/infographic duidelijk in de tekst staat. Zorg voor een goede alternatieve tekst. Zet informatie uit een infographic of procesbeschrijving eronder.
Kaarten
Kaarten met een navigatiedoel moeten een toegankelijk alternatief krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een kaart met bushaltes: deze moeten ook in de tekst opgenomen worden.
Overig kaartmateriaal hoeft niet toegankelijk te zijn. De pagina waarop de kaart staat, moet dat wel zijn. Zet boven de kaart het onderwerp en doe wat mogelijk is om de kaart zo toegankelijk mogelijk te maken:
- Zorg voor een duidelijke, adequate alternatieve tekst.
- Let bij het kleurgebruik op goede contrastverhoudingen
Opsommingen
Gebruik voor opsommingen altijd de opsommingstekens van het programma.
Tekstvakken
Tekstvakken kunnen beter vermeden worden; vaak worden ze in de pdf als afbeelding weergegeven en zijn ze dus niet leesbaar voor de voorleessoftware. Ook verstoren ze de leesvolgorde op de pagina.
Controleer de pdf!
De toegankelijkheidscontroles in Word en Adobe Acrobat zijn zeer beperkt. Hiermee kan de toegankelijkheid van het document niet aangetoond worden. Los wel de problemen op die deze tools melden.
De provincie gebruikt PAC om documenten te controleren. Dit is een gratis windows-programma dat helemaal lokaal draait. PAC toetst op de eisen van de WCAG en pdf/ua. De pdf moet minimaal aan de eisen van de WCAG voldoen. Controleer ook de AI-tab: hier staat vaak aangegeven of er koppen in het document staan die niet als kop gemarkeerd zijn.
Een handig hulpmiddel van PAC is de ingebouwde Screenreader Preview. Hiermee zie je in een oogopslag hoe de structuur van het document terugkomt in de code. Dat maakt het makkelijker om eventuele problemen te herkennen.
PAC is ook online beschikbaar: https://check.axes4.com/en/. Een versie voor de mac is in ontwikkeling. Op een mac kan VeraPDF gebruikt worden om de pdf te controleren.
Automatische testtools kunnen niet alle toegankelijkheidscriteria checken. Zo ziet een programma bijvoorbeeld niet of een alt-tekst accuraat is. Daarom kan er altijd ook een handmatige controle plaatsvinden.
Meer informatie over toegankelijke pdf's
- De richtlijnen van NL Design System
- Een begrijpelijke uitleg over de toegankelijkheidseisen
- Tips over omgaan met pdf en andere kantoorbestanden
- E-books van Internet Academy over hoe je pdf's toegankelijk maakt:
Digitoegankelijk heeft een aantal kennisvideo's over digitaal toegankelijke content
Als u een website of app ontwikkelt, beheert of aanlevert voor de provincie Utrecht, dan moet deze digitaal toegankelijk zijn. Dat betekent dat iedereen – ook mensen met een beperking – de inhoud goed kan gebruiken, begrijpen en bedienen. Toegankelijkheid is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een manier om inclusie en gebruiksvriendelijkheid te bevorderen.
Welke richtlijnen gelden?
De website of app moet voldoen aan de richtlijnen van de WCAG. Deze richtlijnen zijn onderdeel van de Europese norm EN 301 549, die wettelijk verplicht is voor overheidsorganisaties.
De WCAG-richtlijnen zijn opgebouwd rond vier principes:
- Waarneembaar – Informatie moet zichtbaar, hoorbaar of voelbaar zijn.
- Bedienbaar – Alles moet te bedienen zijn met toetsenbord, muis of andere hulpmiddelen.
- Begrijpelijk – De inhoud en bediening moeten duidelijk en voorspelbaar zijn.
- Robuust – Websites en apps moeten werken met verschillende technologieën, nu en in de toekomst.
Wat betekent dit concreet?
De provincie streeft ernaar dat websites en apps volledig toegankelijk zijn. Dit kan aangetoond worden met een toegankelijkheidsonderzoek door een extern bureau. Van u als leverancier vragen wij waar mogelijk een technisch onderzoeksrapport.
Als u audio- of videomateriaal aanlevert aan de provincie Utrecht dan moet dit digitaal toegankelijk zijn. Zo zorgt u ervoor dat ook mensen die niet (goed) kunnen horen of zien de inhoud kunnen volgen.
Wat betekent dit concreet?
Geef een duidelijke introductie. Beschrijf vooraf waar de video of audio over gaat, zodat gebruikers kunnen inschatten of ze deze willen bekijken. Dit helpt vooral mensen met visuele beperkingen.
De video/audio wordt aangeboden via een toegankelijke mediaspeler (toetsenbordbedienbaar, compatibel met schermlezers).
Video’s moeten voorzien zijn van accurate ondertiteling en audiodescriptie. Voor audiomateriaal moet een transcript beschikbaar zijn.
Ondertiteling
Toegankelijke video moet ondertiteling bevatten. Het gaat hier om een speciale vorm van ondertiteling bedoeld voor doven en slechthorenden. Deze ondertitels bevatten niet alleen de gesproken tekst, maar beschrijven ook andere dingen die te horen zijn. Bijvoorbeeld geluidseffecten (een ontploffing, een deurbel), muziek, gelach, locatie en identificatie van de spreker (als je aan de stem kunt horen wie iets zegt, maar deze persoon niet te zien is).
De ondertiteling moet gelijkwaardig zijn, waar mogelijk gelijk. Versprekingen mag je dus weghalen in de ondertiteling. Ook storende spreekfouten als "hun" in plaats van "zij" mag je verbeteren. Dat is eenvoudiger te lezen. Automatische ondertiteling bevat vaak fouten, zorg dat de ondertiteling accuraat is. Maak gebruik van hoofdletters en leestekens, zoals je dat ook doet in geschreven teksten.
Voeg de ondertiteling bij voorkeur toe in een apart bestand (Closed Captions/srt-bestand).
Audiodescriptie
Ook moet video een audiodescriptie bieden voor blinde en slechtziende gebruikers;
Audiodescriptie of audiobeschrijving is een gesproken beschrijving van beelden.
Het is verplicht voor alle belangrijke informatie die wel te zien is in de video, maar niet wordt uitgesproken (bijvoorbeeld door de voice-over of iemand in beeld). Daarbij gaat het om informatie die nodig is om de video goed te kunnen begrijpen. Denk bijvoorbeeld aan de naam die onder in beeld verschijnt van de persoon die wordt geïnterviewd. Of de contactinformatie aan het eind van een video.
Uitzondering: Live-uitzendingen hoeven niet direct toegankelijk te zijn, maar zodra ze online beschikbaar worden, gelden dezelfde eisen als voor opgenomen media.
Webinars
Voor webinars gelden dezelfde richtlijnen als voor overige video. Ze moeten dus voorzien zijn van een goede ondertiteling, bij voorkeur in een srt-bestand.
Omdat in een webinar vaak alleen sprekende mensen in beeld zijn, kun je de audiobeschrijving weglaten mits alle informatie die in het webinar gegeven wordt zowel uitgesproken wordt als in de ondertiteling staat.
Let dan op de volgende punten:
- Vraag sprekers zichzelf te introduceren of laat dit doen door de gespreksleider. Dan heb je geen audiodescriptie nodig om de naam van diegene te noemen. Dit doe je dus al bij de opname.
- Komt er extra informatie in beeld? Vraag de gespreksleider dit voor te lezen.
- Zet contactinformatie daarnaast ook op de webpagina waar je het webinar op publiceert.