Privacyverklaring

Privacyverklaring

(Versie 2.0, datum 18-11-2020)

Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens de provincie Utrecht over u verzamelt en hoe we deze verwerken.

Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze privacy verklaring is bedoeld voor burgers en/of bedrijven die contact hebben met de provincie Utrecht (bijvoorbeeld voor de aanvraag van een subsidie of vergunning), voor bezoekers (waaronder leveranciers) van een van de locaties van de Provincie en bezoekers van deze website.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw naam, uw geboortedatum of uw rekeningnummer.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de soort verwerking kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

  • Contactgegevens (NAW-gegevens, e-mail, telefoon);
  • Correspondentie (aanvragen, toestemming, klachten,);
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaal informatie);
  • Identificatienummers (BSN, IP-adres);
  • Beeldmateriaal (foto’s en video’s);
  • Sollicitatiegegevens (CV en sollicitatiebrieven);

In zeer uitzonderlijke gevallen wordt strafrechtelijke gegevens verzameld. Dit gebeurd alleen als dit wettelijk toegestaan is en noodzakelijk voor een verwerking. 

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

De provincie verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar wettelijke en bestuurlijke taken op het gebied van:

- Bestuurlijke zaken

- Bodem, water, milieu

- Cultuur en Erfgoed

- Economie

- Energie en klimaat

- Landbouw

- Mobiliteit

- Natuur

- Omgevingsvisie

- Recreatie en toerisme

- Ruimte ontwikkeling

- Wonen

Hierbij verwerken wij uw persoonsgegevens voor: aan:

  • aanvragen voor subsidies, toestemmingen (bijvoorbeeld een vergunning of ontheffing), koninklijke onderscheidingen, informatieverzoeken, burgerinitiatieven of referenda;
  • wettelijk voorgeschreven meldingen of kennisgevingen;
  • bezwaarschriften en administratieve beroepschriften;
  • klachten;
  • privaatrechtelijke overeenkomsten;
  • archiefdoeleinden;
  • samenstelling van het provinciaal bestuur, verbonden partijen en adviescommissies;
  • samenstellen van bezoekersstatistieken van de website;
  • provinciale verkiezingen
  • meer algemene correspondentie.

Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze interne bedrijfsvoering en beveiliging als u ons bezoekt. Zo wordt het Huis voor de provincie beveiligd aan de hand van cameratoezicht en wordt er een bezoekersadministratie bijgehouden.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verstrekt u uw persoonsgegevens zelf aan de provincie. Dat is niet altijd het geval. Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld ook ontvangen van:

  • Andere overheidsinstanties (gemeente, provincie, ministerie, RUD Utrecht, RIEC, RVO)
  • Handelsregister van de Kamer van Koophandel
  • Basisregistratie Kadaster
  • Nationale databank wegverkeersgegevens
  • RIEC

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de uitvoering van onze taken kunnen wij uw gegevens ook delen met andere organisatie. Afhankelijk van de verwerking kunnen wij uw gegevens delen met:

  • Andere overheidsinstanties (gemeente, provincie, ministerie, RUD Utrecht, RIEC, RVO, politie)

Wij doen dit alleen als hier een wettelijke grondslag voor is. Op de websites van deze organisaties kunt u door middel van de privacy verklaring zien op welke wijze zij uw persoonsgegevens verwerken.

Bij de uitvoering van onze taken kunnen wij gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die wij inhuren om ons te ondersteunen bij het uitvoeren van onze taken, door externe partijen waaraan wij onze taken (deels) hebben uitbesteed of in samenwerkingsverbanden waarbinnen wij taken in samenwerking met andere partijen uitvoeren.

Als wij dit doen, dan maken wij met deze derden goede afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, in een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor de meeste bepaalde soorten persoonsgegevens dienen wij te voldoen aan de Archiefwet .

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van haar taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Verwerken wij uw gegevens ook in landen buiten de Europese Unie?

Wij geven uw gegevens niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacy-maatregelen zijn getroffen.

Doen wij ook aan profilering?

Met profilering wordt de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld, waarmee bijvoorbeeld gedrag wordt geëvalueerd en geprobeerd te voorspellen.

De Provincie maakt geen gebruik van profilering.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Binnen de provincie maken wij gebruik van systemen en standaarden om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt.

Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Cookies

Wij gebruiken cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren.

Meer informatie over het gebruik van cookies vind u op https://www.provincie-utrecht.nl/cookies

Wie is de Functionaris gegevensbescherming?

De provincie Utrecht heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de toepasselijke privacy wet- en regelgeving binnen onze organisatie. U kunt bij onze FG terecht voor al uw vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens via FG@provincie-utrecht.nl

Uw rechten

U heeft een aantal rechten ten opzichte van ons omdat wij uw persoonsgegevens verwerken.

  • U heeft recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • U heeft recht op informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
  • U heeft recht op correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • U heeft het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.
  • U kunt bezwaar maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Hoe specifieker u bent bij de aanvraag des te beter kunnen wij uw vraag behandelen.

U kunt uw verzoek indienen via het mailadres: privacy@provincie-utrecht.nl  Wij moeten daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. U kunt namelijk alleen uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. Het is daarom mogelijk dat wij u verzoeken bij het Provinciehuis te komen legitimeren.

Datalek

Heeft u informatie ontvangen die niet voor u bestemd is, heeft u een kwetsbaarheid in onze beveiliging geconstateerd of is er volgens u sprake van een datalek? Meld dit dan direct bij datalek@provincie-utrecht.nl.

Klacht indienen

Heeft u een klacht? Dan kunt u dit melden bij FG@provincie-utrecht.nl. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/ .