Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens de provincie Utrecht over u verzamelt en hoe we deze verwerken.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw naam, uw geboortedatum of uw rekeningnummer.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

De provincie voert een aantal wettelijke en bestuurlijke taken uit. Voor een aantal van deze taken is het noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een aanvraag doet voor een subsidie of een vergunning of ontheffing aanvraagt in het kader van natuur en landschap.

Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze interne bedrijfsvoering en beveiliging als u ons bezoekt. Zo wordt het Huis voor de provincie beveiligd aan de hand van cameratoezicht en wordt er een bezoekersadministratie bijgehouden.

Een aantal taken van de provincie Utrecht worden uitgevoerd in samenwerkingsverbanden met andere partijen zoals verschillende gemeenten en Rijkswaterstaat. Uw persoonsgegevens worden alleen met organisaties gedeeld wanneer daar een wettelijke grondslag voor is.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Bij de uitvoering van onze taken kunnen wij gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die wij inhuren om ons te ondersteunen bij het uitvoeren van onze taken, door externe partijen waaraan wij onze taken (deels) hebben uitbesteed of in samenwerkingsverbanden waarbinnen wij taken in samenwerking met andere partijen uitvoeren.

Als wij dit doen, dan maken wij met deze derden goede afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor de meeste bepaalde soorten persoonsgegevens dienen wij te voldoen aan de Archiefwet .

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van haar taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Verwerken wij uw gegevens ook in landen buiten de Europese Unie?

Wij geven uw gegevens niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacy-maatregelen zijn getroffen.

Doen wij ook aan profilering?

Het kan voor sommige taken van de provincie noodzakelijk zijn om profielen van mensen te gebruiken om de juiste acties kunnen worden ondernemen. Wij zijn hierover transparant en zullen besluiten die worden genomen op basis van profielen en die voor u rechtsgevolgen niet volledig geautomatiseerd nemen. Een medewerker van de provincie zal dit besluit bekijken.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Binnen de provincie maken wij gebruik van systemen en standaarden om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt.

Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Wie is de Functionaris gegevensbescherming?

De provincie Utrecht heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de toepasselijke privacy wet- en regelgeving binnen onze organisatie. U kunt bij onze FG terecht voor al uw vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens via FG@provincie-utrecht.nl

Uw rechten

U heeft een aantal rechten ten opzichte van ons omdat wij uw persoonsgegevens verwerken.

  • U heeft recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • U heeft recht op informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
  • U heeft recht op correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • U heeft het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.
  • U kunt bezwaar maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt uw verzoek binnen 4 weken. Hoe specifieker u bent bij de aanvraag des te beter kunnen wij uw vraag behandelen.

U kunt uw verzoek indienen via het mailadres: privacy@provincie-utrecht.nl. Wij moeten daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. U kunt namelijk alleen uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. Het is daarom mogelijk dat wij u verzoeken bij het Provinciehuis te komen legitimeren.

Klacht indienen

Heeft u een klacht of vermoed u dat uw persoonsgegevens zijn gelekt? Meld dit dan direct bij privacy@provincie-utrecht.nl. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.