Inkopen en aanbesteden

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie geeft de kaders voor alle inkopen en aanbestedingen weer. Transparantie, objectiviteit en gelijke behandeling zijn daarin sleutelwoorden. Rechtmatig inkopen is ons uitgangspunt.

Algemene inkoopvoorwaarden

De provincie Utrecht geeft jaarlijks opdracht voor talloze leveringen, diensten en werken. Om niet bij elke overeenkomst afzonderlijk afspraken te hoeven maken over de voorwaarden, gebruikt de provincie Utrecht eigen algemene inkoopvoorwaarden. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn in samenwerking met de 11 andere provincies opgesteld. Dit om één lijn te trekken en daarmee duidelijkheid te bieden aan leveranciers en dienstverleners.

Facturen

De provincie Utrecht probeert uw factuur zo snel mogelijk af te handelen. Wat moet u hiervoor doen? 

  • Vermeld het verplichtingnummer op de factuur. Deze heeft uw opdrachtgever bij de provincie aan u gegeven.
  • Vermeld het BTW-percentage, KvK-nummer en de volledige firmanaam en adres op de factuur.
  • Voeg de factuur en bijlage samen in één bestand. Dit mag een pdf- of xml-bestand zijn. 

Hoe dient u de factuur in? 

Stuur uw factuur bij voorkeur in via Peppol. Is uw organisatie niet aangesloten op het Peppol-netwerk? Op de website van Peppol vindt u meer informatie. Het Organisatie Identificatienummer (OIN) van de Provincie Utrecht is 00000001001797864000.

Als uw organisatie nog niet aangesloten is op het Peppol-netwerk, dan kunt u de factuur ook via het E-verbinding-platform (Econnect) naar ons sturen. Maak hiervoor eerst een gratis account aan op de website van Econnect.

Lukt het niet om uw factuur te versturen via Peppol of Econnect? Dien dan de factuur in via mail: facturen@provincie-utrecht.nl. U levert de facturen, inclusief bijbehorende bijlagen in één bestand (PDF- of xml-bestand) per factuur in. Meerdere facturen in één e-mail kunnen wij niet verwerken.

Overige voorwaarden vindt u op de pagina factuureisen van de belastingdienst.

Duurzaam inkopen

De provincie wil zo duurzaam mogelijk inkopen. Duurzaam Inkopen betekent dat de provincie sociale aspecten (bijvoorbeeld social return), milieuaspecten (bijvoorbeeld duurzame materialen, dierenwelzijn e.d.) en economische aspecten (bijvoorbeeld eerlijke wereldhandel) meeneemt in het inkoopproces.

Social return

De provincie werkt samen met andere overheden (bijvoorbeeld met het Werkgevers Servicepunt Utrecht Midden) om mensen uit de eigen regio aan het werk te krijgen.

Bij aanbesteding van projecten verwachten we, als dat mogelijk en doelmatig is, van bedrijven dat ze mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aannemen. Dit wordt ‘social return’ genoemd: bedrijven doen iets terug voor de maatschappij.

Meer informatie over de voorwaarden voor en mogelijkheden van social return vindt u in het social return protocol van de provincie.

Klachtenprocedure

Eén van de doelstellingen van de Aanbestedingswet is een laagdrempelige klachtafhandeling voor ondernemers. In dat kader heeft de provincie Utrecht, gezamenlijk met de provincies Flevoland, Noord-Holland en Zuid-Holland (P4 Midden) de Klachtenregeling aanbesteden provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland opgesteld. Voor de afhandeling van klachten over aanbestedingen van de provincie Utrecht is het onafhankelijke klachtenmeldpunt aanbestedingen ingericht. Klachten dienen te worden ingediend op het volgende mailadres: klachtenmeldpunt@provincie-utrecht.nl.

Bibob

Op grond van de Wet Bibob kunnen Gedeputeerde Staten een gegadigde uitsluiten bij een aanbesteding voor een opdracht, als het gevaar bestaat dat die wordt benut voor het plegen van een strafbaar feit of het voordeel trekken uit een strafbaar feit.

Bekijk de volledige wet Bibob op Overheid.nl

DAS-procedure

De provincie Utrecht maakt voor inhuur gebruik van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Door hier gebruik van te maken, krijgen alle marktpartijen, waaronder ook zzp'ers, brokers en uitzendbureaus gelijke kansen om de inhuuropdracht te verwerven. Daarnaast voldoet de provincie Utrecht aan de Europese aanbestedingsregelgeving.

Om voor een functie die in DAS geplaatst is in aanmerking te komen, moet u eerst in DAS geaccepteerd worden. Na acceptatie kunt u reageren op daar geplaatste functies.

Lopende aanbestedingen

Tenderned

De provincie publiceert aanbestedingen op www.TenderNED.nl. Belangstellenden kunnen hier terecht voor meer informatie.

Vragen?

Voor meer informatie kunt u e-mailen naar: inkoop@provincie-utrecht.nl.  Kijk voor onze algemene contactgegevens op de pagina Contact.