Hoe kunt u subsidie aanvragen?

Waarvoor dienen subsidies?

Met subsidies ondersteunen we ideeën, activiteiten en plannen van particulieren en organisaties financieel op allerlei beleidsgebieden. Van het realiseren van fietsvoorzieningen tot natuurbeheer en van culturele projecten tot technische innovaties. We moedigen daarmee initiatiefnemers aan en helpen de plannen te realiseren. De beoordeling en verlening van een subsidie gaat op basis van een subsidieregeling.

Soorten regelingen

Er zijn verschillende soorten regelingen. Provinciale regelingen hebben betrekking op projecten in de provincie, landelijke regelingen worden door het rijk bepaald en reiken verder dan de provinciegrens. Voor de bij de provincie Utrecht neergelegde regelingen geldt dat deze worden uitgevoerd door de provincie Utrecht voor projecten die in de provincie Utrecht plaatsvinden. Tenslotte zijn er nog Europese regelingen. Deze worden op Europees niveau bepaald en door de provincie Utrecht uitgevoerd voor projecten die plaatsvinden in de provincie Utrecht.

De provincie kan niet zomaar subsidie verstrekken, daarvoor is een wettelijke grondslag nodig. Op grond van de Algemene subsidie verordening provincie Utrecht (hierna AsvpU) mag Gedeputeerde Staten (GS) namens de provincie subsidie verstrekken op basis van een door GS vastgestelde subsidieregeling (ook wel uitvoeringsverordening of subsidieverordening genoemd). Een subsidieregeling vormt zo de wettelijke grondslag voor de subsidieverlening en bevat in aanvulling op de AsvpU bijzondere regels voor de betreffende subsidie. Op onze website kunt u de actuele subsidieregelingen vinden op alfabet en per thema. Naast de subsidieregelingen per thema kent de provincie nog een aantal andere subsidieregelingen zoals bijvoorbeeld de Subsidieverordening Natuur en Landschap (SNL) en de Subsidieverordening Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP3), die niet onder de AsvpU vallen. Ook kan de provincie Utrecht op grond van de Algemene wet bestuursrecht (hierna Awb) exploitatiesubsidies, incidentele subsidies, begrotingssubsidies en subsidies vooruitlopend op een regeling verlenen.

Subsidie aanvragen

U heeft een idee. En u wilt een subsidie aanvragen.

De aanvraag van een subsidie bestaat uit de volgende stappen:

1: U wilt subsidie voor uw project of activiteit

Op onze website kunt u op alfabet of op thema zoeken naar onderwerpen waarvoor een subsidie mogelijk is die bij uw activiteit of project past. Bij elk onderwerp hoort een overzicht met de actuele subsidieregelingen. In de subsidieregeling vindt u informatie over welke doelgroep een aanvraag mag indienen, voor welke doelstellingen of activiteiten subsidie kan worden verstrekt en onder welke voorwaarden, in welke periode subsidie kan worden aangevraagd en hoeveel budget er beschikbaar is, het zogenaamde subsidieplafond. Aan de hand van deze informatie kunt u nagaan of u in aanmerking komt voor subsidie. Hier vindt u ook een link naar het aanvraagformulier.

2: U bereidt de subsidieaanvraag voor

Op de pagina’s van de subsidieregeling en de AsvpU leest u wat er precies nodig is om een subsidie aan te vragen.

Wat is er in ieder geval nodig om een aanvraag in te dienen?

Het aanvraagformulier

(dat behoort bij de subsidieregeling waarvoor u een aanvraag doet). Hierin moet in ieder geval beschreven worden:

a) Gegevens van de aanvrager: naam organisatie, post- en bezoekadres; Wel of niet BTW-plichtig; IBAN-nummer; KvK-nummer (met recent KvK-uittreksel); naam, functie, telefoonnummer en mailadres van de contactpersoon;

b) Indien van toepassing: gegevens intermediair die namens de aanvrager de aanvraag indient. Organisatie, naam, functie, adres, telefoonnummer en mailadres (met ondertekend machtigingsformulier);

c) Algemene projectgegevens: naam van het project; de begin- en einddatum van het project (in geval van een evenement, betreft dit ook de periode voor en na het evenement waarin kosten worden gemaakt die met het evenement te maken hebben); het aan te vragen subsidiebedrag; de titel van de subsidieregeling waarvoor aangevraagd wordt;

d) Inhoudelijke projectgegevens: beschrijf kort de doelstelling, het resultaat, de activiteiten en de planning van het project. Deze korte beschrijving telt mee in de beoordeling van de subsidieaanvraag. Hiervoor is een verwijzing naar een bijgevoegd projectplan niet voldoende;

e) Een sluitende projectbegroting: hiervoor is een format voor projectbegroting beschikbaar. Een link naar dit format vindt u aan het einde van de handleiding. Dit is een standaard begroting, kijk bij de regeling waarvoor u subsidie wilt aanvragen voor alle zekerheid of een ander begrotingsformat, speciaal bestemd voor een specifieke regeling, vereist is;

f.) Ondertekening: dit dient een tekenbevoegd persoon te zijn, raadpleeg hiervoor uw KvK-uittreksel; in geval van gezamenlijke tekenbevoegdheid dienen ten minste twee bevoegde personen te tekenen.

Bijlagen

Zorg dat alle vragen in het aanvraagformulier beantwoord zijn, geef een toelichting waar nodig en zorg dat alle gevraagde bijlagen worden meegestuurd. Afhankelijk van de rechtspersoon vragen wij u de volgende bijlagen bij te voegen (deze lijst is niet uitputtend, er kunnen per specifieke subsidieregeling nog extra bijlagen nodig zijn):

tabel aanvraag subsidie

Toelichting op de bijlagen:

  • Projectplan: uitgebreide beschrijving van het project;
  • Begroting: begroting en onderbouwing van de kostenposten in de begroting, inclusief dekkingsplan;
  • (Gewijzigde) statuten / oprichtingsakte: Als een rechtspersoon voor de eerste keer subsidie aanvraagt, dient hij tevens de oprichtingsakte en de statuten aan te leveren. Indien van toepassing, worden bij een volgende aanvraag de inmiddels gewijzigde statuten ingediend.
  • Financieel verslag: de laatste opgemaakte jaarrekening, eventueel voorzien van een accountantsverklaring;
  • Recent uittreksel van de Kamer van Koophandel: niet ouder dan 6 maanden op moment van aanvragen;
  • Kopie bankafschrift: kopie van het bankafschrift waaruit de relatie tussen de aanvrager en het IBAN-nummer blijkt;
  • Machtigingsformulier, als de aanvraag door een intermediair wordt ingediend. Hiervoor is een format beschikbaar. Een link naar dit format vindt u aan het einde van de handleiding;
  • Verklaring van de Belastingdienst: wanneer een aanvrager geen BTW kan verrekenen dient hiervoor een verklaring van de Belastingdienst te worden bijgevoegd;
  • Overeenkomsten m.b.t. uitvoering: bv samenwerkingsovereenkomst, garantstelling.

We nemen alleen subsidieaanvragen in behandeling die compleet zijn.

Tips

  • Bij sommige subsidieregelingen wordt gevraagd om de projectactiviteiten en subsidiemogelijkheden voorafgaand aan de subsidieaanvraag te bespreken. Als dit het geval is, staat het bij de subsidieregeling vermeld. Heeft u zelf een vraag en staat er geen regeling specifieke contactinformatie op de webpagina van de regeling, stel deze via het e-mailadres: subsidies@provincie-utrecht.nl, of bel het algemene nummer van de provincie Utrecht: (030)-258 9111;
  • Zet de verplichte bijlagen alvast klaar op uw computer, voordat u begint met het invullen van het aanvraagformulier.

3: U dient een aanvraag in

Hiervoor is een aanvraagformulier beschikbaar per subsidieregeling. Zorg dat u de actuele versie van het aanvraagformulier gebruikt. Onderaan de pagina van de subsidieregeling vindt u de knop ‘Aanvragen’. Door deze aan te klikken opent u het aanvraagformulier. Vul het formulier in. Print het formulier uit en onderteken het formulier. Scan het getekende formulier in en stuur het met de bijlagen naar het volgende e-mailadres: subsidies@provincie-utrecht.nl.

U ontvangt van ons een ontvangstbevestiging zodra wij uw aanvraag in behandeling nemen.

Let op! De provincie Utrecht gaat geleidelijk over van aanvragen op papier naar digitaal aanvragen met en zonder eHerkenning. Informatie over eHerkenning kunt u op de website van eHerkenning vinden. Wanneer u gebruik maakt van het digitale formulier volgt u de instructies op het digitale formulier. Wanneer u gebruik maakt van het digitale formulier volgt u de instructies op het digitale formulier.

4: Wij controleren en beoordelen de aanvraag

Controleren op volledigheid

  • Nadat u de subsidieaanvraag heeft ingediend, controleren wij of uw aanvraag op tijd is binnengekomen en volledig is. Na deze toets ontvangt u een ontvangstbevestiging. Als er informatie of documenten ontbreken, dan melden wij in de ontvangstbevestiging wat er ontbreekt en doen het verzoek om uw aanvraag binnen een bepaalde termijn aan te vullen. Ook leest u in de ontvangstbevestiging informatie over de behandeltermijn en waar u de regelgeving over uw aanvraag kunt vinden;
  • De behandeltermijn staat stil gedurende de periode dat wij u om aanvullende gegevens hebben gevraagd, tot aan de ontvangst van deze informatie.

Beoordeling en behandeltermijn

  • De provincie hanteert een beslistermijn van 8 of 12 weken. De 12 weken gelden voor bepaalde subsidieregelingen, bijvoorbeeld omdat de provincie een (externe) adviescommissie inschakelt. Uw subsidieaanvraag wordt financieel, inhoudelijk en procedureel beoordeeld. U vindt de criteria en de termijn(-en) in de uitvoeringsregeling waaronder uw subsidieaanvraag valt.

5: Wij sturen u ons besluit op de subsidieaanvraag

Na het beoordelen nemen wij een besluit over de subsidieaanvraag. Als uw subsidieaanvraag wordt gehonoreerd ontvangt u een brief: de verleningsbeschikking.

Hierin staat onder meer vermeld:

  • de projectperiode waarvoor u subsidie ontvangt;
  • voor welke activiteiten en op basis van welke realisatie-indicatoren wij de subsidie verlenen;
  • het maximale subsidiebedrag dat u kunt ontvangen;
  • aan welke verplichtingen en voorwaarden u moet voldoen;
  • de bevoorschotting;
  • hoe u na afronding van het project de ontvangen subsidie moet verantwoorden;
  • hoe u bezwaar tegen de beslissing kunt maken.

Als uw subsidieaanvraag wordt afgewezen, ontvangt u een afwijzingsbeschikking. Hierin staan de argumenten voor de afwijzing, en hoe u bezwaar kunt maken tegen de beslissing.

6: Vervolgstappen

Nadat u van ons een verleningsbeschikking heeft ontvangen kunt u starten met de uitvoering van uw project. Tijdens de uitvoering en na afronding van uw project kan het zijn dat er nog vervolgstappen van u worden verwacht richting de provincie, afhankelijk van de subsidie die u ontvangt. Hierover leest u meer op onze website onder de kop “Wat moet u doen na de verleningsbeschikking?