Wat moet u doen na de verleningsbeschikking?

1: U voert uw project uit en meldt eventuele veranderingen en/of wijzigingen

1a: Na het aanvragen van subsidie en voordat er een beschikking is afgegeven

Als er, nadat u subsidie heeft aangevraagd maar nog geen beschikking heeft ontvangen, iets verandert in uw situatie met gevolgen voor uw aanvraag, dan bent u verplicht dit bij ons te melden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • wijziging van de activiteiten en te behalen resultaat
  • wijziging van de looptijd
  • wijziging in de projectkosten en/of bijdragen
  • wijziging in de organisatiestructuur

1b: Na het ontvangen van de beschikking

Wanneer u van ons voor uw project (de gevraagde) subsidie heeft gekregen dan heeft u hiervoor een verleningsbeschikking ontvangen. Door omstandigheden kan het gebeuren dat u wijzigingen in het project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel.

Als subsidieontvanger heeft u een informatieplicht en is toestemming vereist van de provincie bij inhoudelijke, organisatorische en/of financiële wijzigingen van uw project.

In de gevallen dat er zich ontwikkelingen voordoen waardoor de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel zullen worden verricht en/of aan de opgelegde verplichtingen niet of niet geheel zal kunnen worden voldaan, stuurt u ons hierover onmiddellijk bericht.

Denk hierbij aan de volgende situaties die kunnen ontstaan:

  • beëindiging van 1 of meer  activiteiten waarvoor subsidie is verleend;
  • wijziging van de looptijd
  • relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met andere partijen die betrokken zijn bij het project;
  • wijziging van de statuten;
  • etc.

Nadat u een dergelijke wijziging bij ons heeft gemeld, ontvangt u daarvan een bevestiging van ontvangst per e-mail. Wij beoordelen daarna uw verzoek. U krijgt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 8 weken, een reactie van ons.

De gevolgen voor uw subsidie zijn afhankelijk van de wijziging die u heeft gemeld. Heeft u bijvoorbeeld een nieuw adres of andere bankrekening? Dan ontvangt u een bericht dat wij dit in onze administratie hebben aangepast.

Wanneer u echter de activiteiten of de begroting van uw project wilt wijzigen, of wilt u de looptijd van het project wijzigen dan heeft u vooraf toestemming van ons nodig. Het is mogelijk dat wij op basis daarvan de subsidiebeschikking moeten wijzigen. In dat geval ontvangt u een gewijzigde verleningsbeschikking.

Hoe meld ik wijzigingen?

Voor deze gevallen dient u het formulier “wijzigingen” te gebruiken. Zie hiervoor formulier onderdeel 4.

2. Voortgangsrapportage

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan omschreven in de verleningsbeschikking.

Bij langlopende projecten kan in de verleningsbeschikking de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data een voortgangsrapportage te sturen. Een voortgangsrapportage is in ieder geval vereist als de uitvoering van uw project langer duurt dan een jaar en/of het vermeld staat in uw beschikking. Tegelijkertijd met het rapporteren over de voortgang van het project kunt u ook wijzigingen in het project melden en/of een voorschot op de verleende subsidie vragen. Indien een voortgangsrapportage niet vereist is kunt u ook een apart voorschotverzoek indienen. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, vraag dan uitstel aan. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten. Wanneer u namelijk te laat bent, kan dat gevolgen hebben voor uw subsidie.

Hoe dien ik een voortgangsrapportage in?

Hiervoor dient u het formulier “voortgangsrapportage” te gebruiken. Voor een apart voorschotverzoek kunt u het formulier “bevoorschotting” gebruiken. Zie voor formulieren onderdeel 4.

3: U laat de subsidie vaststellen

Subsidies tot € 25.000 worden in principe bij de verlening direct vastgesteld. Een aanvraag tot vaststelling na afloop is dan niet nodig maar wel een gereedmelding.

Voor middelgrote subsidies tussen de € 25.000 en € 125.000 geldt als hoofdregel dat het subsidiebedrag een vast bedrag is voor de realisatie van het project waarvoor standaard verantwoording dient te worden afgelegd. Dat houdt in dat de prestatie meetbaar gemaakt moet worden aan de hand van de realisatie-indicatoren die in de subsidiebeschikking zijn opgenomen. Wanneer daar erg vanaf wordt geweken, wordt afhankelijk van de oorzaak van de afwijking, bekeken of het subsidiebedrag lager vastgesteld moet worden. Het kan ook zijn dat in de verleningsbeschikking is bepaald dat voor de verantwoording van de besteding van de subsidiebijdrage een bestuursverklaring dient te worden overgelegd. Deze verklaring is opgenomen in het formulier zoals opgenomen in het formulier vaststelling subsidie – prestatieverantwoording bij onderdeel 4. Formulieren. Als u het formulier invult hoeft u geen aparte verklaring meer bij te voegen. Op basis van o.a. de gevraagde bestuursverklaring wordt  de subsidie dan vastgesteld tot ten hoogste het bedrag van de verlening. De subsidie kan in deze gevallen echter ook lager worden vastgesteld.

Er geldt een uitgebreide verantwoording op basis van gerealiseerde kosten voor subsidies vanaf € 125.000. De vaststelling gebeurt op basis van de inhoudelijke en financiële verantwoording van de besteding van de subsidie. De aanvraag tot vaststelling moet daarom het volgende bevatten:

1) een activiteitenverslag waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden en dat zij overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn uitgevoerd;
2) het financiële verslag dat is voorzien van een accountantsverklaring.
Het financiële verslag kan ook deel uitmaken van de jaarrekening waarin het project, de totale werkelijke projectkosten en –inkomsten, inclusief de provinciale subsidie, duidelijk zichtbaar moeten zijn. Denkt u eraan dat u er zelf voor moet zorgen dat de subsidie tijdig vastgesteld wordt. Dient u te laat een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie in, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.

Verantwoording

De verantwoordingsinformatie die aangeleverd moet worden hangt dus af van de hoogte van de subsidie. In de verleningsbeschikking die u heeft ontvangen staat welke informatie u dient aan te leveren. Daarin staat ook vermeld of u een accountantsverklaring/jaarrekening of eventueel een bestuursverklaring met uw verantwoording moet meesturen.  

Aanvraag tot vaststellen

Staat er in uw verleningsbeschikking dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Dan verwachten wij deze aanvraag uiterlijk binnen 6 maanden nadat uw project is afgerond.

U krijgt een ontvangstbevestiging als uw vaststellingsverzoek bij de provincie is binnengekomen. De provincie toetst vervolgens of uw vaststellingsverzoek op tijd is binnengekomen en compleet is. Als er informatie of documenten ontbreken, krijgt u daarvan bericht met het verzoek om het binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn gaat pas in als uw vaststellingsaanvraag compleet is.

Voor middelgrote subsidies geeft u bij de aanvraag aan in hoeverre de prestatie-indicatoren zijn gerealiseerd en stuurt u eventueel een bestuursverklaring mee. Met de aanvraag voor subsidies vanaf € 125.000 stuurt u zowel een inhoudelijk verslag als een financieel verslag mee dat kan bestaan uit een accountantsverklaring of een jaarrekening.

Na de inhoudelijke en financiële beoordeling besluit de provincie op welk bedrag de subsidie wordt vastgesteld. U krijgt hierover een brief met daarin het besluit: de vaststellingsbeschikking. Wanneer de provincie meer heeft voorgeschoten dan waar u recht op heeft, moet u dat terugbetalen. Als u recht heeft op meer dan het voorschotbedrag, wordt het restant subsidiebedrag zo spoedig mogelijk aan u uitbetaald.

Voor alle aanvragen tot vaststelling van verleende subsidies geldt dat het project kan worden meegenomen in een steekproef. Daarbij kan aanvullende informatie worden opgevraagd of zelfs ter plekke worden gecontroleerd of het project is uitgevoerd.

Hoe vraag ik vaststelling van de subsidie aan?

In de verleningsbeschikking staat welke inhoud wij in deze verslagen van u verwachten. Gebruik voor subsidies onder de € 25.000 het formulier “gereedmelding”. Gebruik voor middelgrote subsidies tussen de € 25.000 en € 125.000 het formulier “vaststelling subsidie – prestatieverantwoording”. Voor subsidies vanaf € 125.000 gebruikt u het formulier “vaststelling subsidie – uitgebreide verantwoording”. Zie voor formulieren onderdeel 4.

4. Formulieren

Bij het verantwoorden van subsidies dient u gebruik maken van de beschikbare formulieren. De formulieren helpen u de juiste en complete informatie aan te leveren. De volgende formulieren kunt u vinden via onderstaande links: