Wat moet u doen na subsidieverlening bij een subsidieaanvragen ingediend voor 1 april 2022

Deze pagina is van toepassing op Subsidieaanvragen ingediend voor 1 april 2022. Is uw aanvraag ingediend op of na 1 april 2022 dan vindt u informatie hierover op de pagina Wat moet u doen na subsidieverlening bij een subsidieaanvragen ingediend op of na 1 april 2022.

1: U voert uw project uit en meldt eventuele veranderingen en/of wijzigingen

1a: Na uw subsidieaanvraag, maar voordat er een beschikking is afgegeven

Als er, nadat u subsidie heeft aangevraagd maar voordat u een beschikking heeft ontvangen, iets verandert in uw situatie met gevolgen voor uw aanvraag, dan bent u verplicht dit bij ons te melden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • wijziging van de activiteiten en het te behalen resultaat
  • wijziging van de looptijd
  • wijziging in de projectkosten en/of bijdragen
  • wijziging in de organisatiestructuur.

1b: Na ontvangst van de beschikking

Wanneer u voor uw project (de gevraagde) subsidie krijgt, dan ontvangt u een verleningsbeschikking. Het kan gebeuren dat u daarna nog wijzigingen in het project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel.

Als subsidieontvanger heeft u een informatieplicht. Ook moet de provincie toestemming geven voor inhoudelijke, organisatorische en/of financiële wijzigingen van uw project.

Doen zich ontwikkelingen voor, waardoor de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel zullen worden verricht? Of waardoor u niet of niet geheel aan de opgelegde verplichtingen zult voldoen? Dan moet u ons hierover onmiddellijk bericht sturen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende situaties:

  • beëindiging van 1 of meer activiteiten waarvoor subsidie is verleend
  • wijziging van de looptijd
  • relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met andere partijen die betrokken zijn bij het project
  • wijziging van de statuten.

Nadat u een dergelijke wijziging bij ons heeft gemeld, ontvangt u daarvan een bevestiging van ontvangst per e-mail. Wij beoordelen daarna uw verzoek. U krijgt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 8 weken, een reactie van ons.

De gevolgen voor uw subsidie zijn afhankelijk van de wijziging die u heeft gemeld. Heeft u bijvoorbeeld een nieuw adres of andere bankrekening? Dan ontvangt u een bericht dat wij dit in onze administratie hebben aangepast. Maar als u de activiteiten of de begroting van uw project wilt wijzigen, of de looptijd van het project wilt wijzigen, dan heeft u vooraf toestemming van ons nodig. Het is mogelijk dat wij op basis daarvan de subsidiebeschikking moeten wijzigen. In dat geval ontvangt u een gewijzigde verleningsbeschikking.

Let op! Sinds 1 april 2022 is er een nieuwe Algemene subsidieverordening provincie Utrecht (AsvpU). Het is dus belangrijk om te weten wanneer u uw aanvraag heeft ingediend:

Hoe meld ik wijzigingen?

U meldt wijzigingen met het formulier 'wijzigingen'.  Zie hiervoor formulier onderdeel 4.

2. Voortgangsrapportage

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan omschreven in de verleningsbeschikking.

Bij langlopende projecten kan in de verleningsbeschikking de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data een voortgangsrapportage te sturen. Een voortgangsrapportage is in ieder geval vereist als de uitvoering van uw project langer duurt dan een jaar en/of dit vermeld staat in uw beschikking. Tegelijkertijd met de rapportage over de voortgang van het project kunt u ook wijzigingen in het project melden en/of een voorschot op de verleende subsidie vragen. Indien een voortgangsrapportage niet vereist is kunt u ook een apart voorschotverzoek indienen. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, vraag dan uitstel aan. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten. Want als u te laat bent, kan dat gevolgen hebben voor uw subsidie.

Hoe dien ik een voortgangsrapportage in?

Gebruik het formulier 'voortgangsrapportage'. Voor een apart voorschotverzoek kunt u het formulier 'bevoorschotting' gebruiken. Zie voor formulieren onderdeel 4.

3. U laat de subsidie vaststellen

Subsidies tot 25.000 euro

Subsidies tot 25.000 euro worden in principe bij de verlening direct vastgesteld. Een aanvraag tot vaststelling na afloop is dan niet nodig maar wel een gereedmelding.

Subsidies van 25.000 tot 125.000 euro

Voor middelgrote subsidies tussen de 25.000 en de 125.000 euro geldt als hoofdregel dat het subsidiebedrag een vast bedrag is voor de realisatie van het project, waarvoor u standaard verantwoording dient af te leggen. Dat houdt in dat de prestatie meetbaar gemaakt moet worden aan de hand van de realisatie-indicatoren die in de subsidiebeschikking staan. Wanneer u daar erg vanaf wijkt, wordt afhankelijk van de oorzaak van de afwijking, bekeken of het subsidiebedrag lager vastgesteld moet worden.

Het kan ook zijn dat in de verleningsbeschikking staat dat voor de verantwoording van de besteding van de subsidiebijdrage een bestuursverklaring dient te worden overgelegd. Deze verklaring is opgenomen in het formulier 'vaststelling subsidie – prestatieverantwoording' bij onderdeel 4. Formulieren. Als u het formulier invult hoeft u geen aparte verklaring meer bij te voegen. Op basis van o.a. de gevraagde bestuursverklaring wordt de subsidie dan vastgesteld tot ten hoogste het bedrag van de verlening. De subsidie kan in deze gevallen echter ook lager worden vastgesteld.

Subsidies hoger dan 125.000 euro

Er geldt een uitgebreide verantwoording op basis van gerealiseerde kosten voor subsidies vanaf 125.000 euro. De vaststelling gebeurt op basis van de inhoudelijke en financiële verantwoording van de besteding van de subsidie. De aanvraag tot vaststelling moet daarom het volgende bevatten:

  1. een activiteitenverslag waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden en dat zij overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn uitgevoerd;
  2. het financiële verslag dat is voorzien van een accountantsverklaring. Het financiële verslag kan ook deel uitmaken van de jaarrekening waarin het project, de totale werkelijke projectkosten en –inkomsten, inclusief de provinciale subsidie, duidelijk zichtbaar moeten zijn. Denkt u eraan dat u er zelf voor moet zorgen dat de subsidie tijdig vastgesteld wordt. Dient u te laat een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie in, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.

Verantwoording

De verantwoordingsinformatie die u moet aanleveren hangt dus af van de hoogte van de subsidie. In de verleningsbeschikking die u ontvangt staat welke informatie u moet aanleveren. Daarin staat ook of u een accountantsverklaring/jaarrekening of eventueel een bestuursverklaring met uw verantwoording moet meesturen.

Aanvraag tot vaststellen

Staat er in uw verleningsbeschikking dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Dan verwachten wij deze aanvraag uiterlijk binnen 6 maanden nadat uw project is afgerond.

U krijgt een ontvangstbevestiging als uw vaststellingsverzoek bij de provincie is binnengekomen. De provincie toetst vervolgens of uw vaststellingsverzoek op tijd is binnengekomen en compleet is. Als er informatie of documenten ontbreken, krijgt u daarvan bericht met het verzoek om het binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn gaat pas in als uw vaststellingsaanvraag compleet is.

Voor middelgrote subsidies geeft u bij de aanvraag aan in hoeverre de prestatie-indicatoren zijn gerealiseerd en stuurt u eventueel een bestuursverklaring mee. Met de aanvraag voor subsidies vanaf 125.000 euro stuurt u zowel een inhoudelijk verslag als een financieel verslag mee dat kan bestaan uit een accountantsverklaring of een jaarrekening.

Na de inhoudelijke en financiële beoordeling besluit de provincie op welk bedrag de subsidie wordt vastgesteld. U krijgt hierover een brief met daarin het besluit: de vaststellingsbeschikking. Wanneer de provincie meer heeft voorgeschoten dan waar u recht op heeft, moet u dat terugbetalen. Als u recht heeft op meer dan het voorschotbedrag, wordt het restant subsidiebedrag zo spoedig mogelijk aan u uitbetaald.

Voor alle aanvragen tot vaststelling van verleende subsidies geldt dat het project kan worden meegenomen in een steekproef. Daarbij kan aanvullende informatie worden opgevraagd of zelfs ter plekke worden gecontroleerd of het project is uitgevoerd.

Hoe vraag ik vaststelling van de subsidie aan?

In de verleningsbeschikking staat welke inhoud wij in deze verslagen van u verwachten. Gebruik voor subsidies onder de 25.000 euro het formulier “gereedmelding”. Gebruik voor middelgrote subsidies tussen de 25.000 en 125.000 euro het formulier “vaststelling subsidie – prestatieverantwoording”. Voor subsidies vanaf 125.000 euro gebruikt u het formulier “vaststelling subsidie – uitgebreide verantwoording”. Zie voor formulieren onderdeel 4.

Controleprotocol

Is een accountantsverklaring vereist voor de vaststelling van uw subsidie? Dan moet deze voldoen aan de verantwoordingseisen zoals die zijn vastgelegd in het controleprotocol van de provincie Utrecht. Wij adviseren u om tijdig hierover in overleg te treden met uw accountant.

Heeft u een subsidieaanvraag ingediend op of ná 1 april 2022 en is aan u een subsidie verstrekt van 125.000 euro of meer? Dan is het volgende controleprotocol van toepassing op uw financiële verantwoording als verplicht onderdeel van uw vaststellingaanvraag: Controleprotocol verantwoording subsidies provincie Utrecht april 2022 (overheid.nl)

Heeft u een subsidieaanvraag ingediend vóór 1 april 2022 en is aan u een subsidie verstrekt van 125.000 euro of meer? Dan is dit controleprotocol van toepassing op uw financiële verantwoording: Controleprotocol verantwoording subsidies vanaf 125.000 euro.

4. Formulieren

Bij het verantwoorden van subsidies dient u gebruik maken van de beschikbare formulieren. De formulieren helpen u de juiste en complete informatie aan te leveren. De volgende formulieren kunt u vinden via onderstaande links: