Wat moet u doen na subsidieverlening bij een subsidieaanvragen ingediend op of na 1 april 2022

Deze pagina is van toepassing op subsidieaanvragen ingediend op of na 1 april 2022. Is uw aanvraag ingediend vóór 1 april 2022 dan vindt u informatie hierover op de pagina Wat moet u doen na de verleningsbeschikking.

1: U voert uw subsidieproject uit en meldt eventuele gebeurtenissen en/of wijzigingen

Na ontvangst van de verleningsbeschikking

Als de aangevraagde subsidie voor uw project wordt toegekend, ontvangt u een verleningsbeschikking. Het kan gebeuren dat u daarna op enig moment wijzigingen in het project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel. De provincie moet daarvoor toestemming geven.

Ook kunnen zich bepaalde gebeurtenissen voordoen waardoor de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel kunnen worden uitgevoerd en/of u niet of niet geheel aan de subsidieverplichtingen kunt voldoen. U bent als subsidieontvanger verplicht om de provincie binnen 2 weken te informeren over dergelijke gebeurtenissen in het kader van uw meldingsplicht.

Ook moet de provincie toestemming geven voor inhoudelijke, organisatorische en/of financiële wijzigingen in uw subsidieproject.

Onder andere de volgende situaties geeft u aan ons door:

  • wijzigingen in de gesubsidieerde activiteiten en/of het projectplan;
  • wijzigingen in de begroting en/of de financiering van de kosten;
  • wijziging van de looptijd;
  • de realisatie-indicatoren uit uw verleningsbeschikking kunnen niet of niet geheel worden gerealiseerd;
  • wijzigingen in de juridische en/of organisatorische structuur van het project of van de subsidieontvanger en/of overige betrokken projectpartners;
  • ontbinding van de subsidieontvanger(s), surseance van betaling of faillissement.

Nadat u een relevante wijziging of gebeurtenis bij ons heeft gemeld, ontvangt u daarvan een ontvangstbevestiging per e-mail. Wij beoordelen daarna uw verzoek. U ontvangt uiterlijk binnen 13 weken een reactie van ons.

De gevolgen voor uw subsidie worden bepaald door de aard van de wijziging of gebeurtenis die u heeft gemeld. Heeft u bijvoorbeeld een nieuw adres of andere bankrekening? Dan ontvangt u een bericht per brief dat wij dit in onze administratie hebben verwerkt. Als u bijvoorbeeld de activiteiten en/of begroting en/of looptijd van uw subsidieproject wilt wijzigen, dan heeft u daarvoor vooraf onze toestemming nodig. In de meeste gevallen leidt het melden van een wijziging en/of gebeurtenis tot de afgifte van een wijzigingsbeschikking.

Hoe meld ik wijzigingen?

U meldt wijzigingen met het formulier ‘Wijziging subsidie’. Het daarvoor benodigde formulier vindt u onderaan deze pagina, in onderdeel ‘5 Formulieren’.

2. Tussentijdse rapportage en voorschotaanvraag

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan omschreven in de door u ontvangen verleningsbeschikking.

Bij langlopende projecten (meer dan 1 jaar) kan in de verleningsbeschikking de verplichting zijn opgenomen om voor bepaalde data een tussentijdse rapportage te sturen om ons te informeren over de stand van zaken met betrekking tot uw subsidieproject en de voortgang daarvan.

Mocht het u niet lukken om een uiterste indieningsdatum uit de verleningsbeschikking te halen, vraag dan uitstel aan voor het indienen van uw tussentijdse rapportage. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe indiendatum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten. Als u te laat bent, kan dat gevolgen hebben voor uw subsidie.

Tegelijkertijd met de tussentijdse rapportage kunt u ook een voorschot op de verleende subsidie aanvragen als u nog niet het maximale voorschotbedrag heeft ontvangen. Als een tussentijdse rapportage niet is vereist, kunt u een aparte aanvraag voor een subsidievoorschot indienen.

Hoe dien ik een tussentijdse rapportage of voorschotaanvraag in?

Gebruik het formulier ‘Tussentijdse rapportage subsidie’ voor het indienen van uw tussentijdse rapportage inclusief eventuele voorschotaanvraag.

Voor een aparte aanvraag voor een subsidievoorschot (zonder tussentijdse rapportage), kunt u het formulier ’Voorschot subsidie’ gebruiken.

De benodigde formulieren vindt u onderaan deze pagina, in onderdeel ‘5. Formulieren’.

3. U laat de subsidie vaststellen

Subsidieverantwoording

De verantwoordingsinformatie die u moet aanleveren in het kader van subsidievaststelling hangt hoofdzakelijk af van de omvang van de subsidie en het type subsidie. In uw verleningsbeschikking is aangegeven welke informatie u moet aanleveren. Neem uw verleningsbeschikking dus goed door voordat u een vaststellingsaanvraag indient.

Subsidies tot 25.000 euro

Subsidies tot 25.000 euro worden in de regel bij verlening direct vastgesteld. Een aanvraag tot subsidievaststelling na afloop van de subsidieperiode is dan niet nodig. In uw verleningsbeschikking leest u of uw subsidie gelijk bij verlening is vastgesteld.

Subsidies tot 25.000 euro die worden verleend onder toepassing van een staatssteunvrijstelling moeten na afloop wel worden verantwoord bij de provincie. In die gevallen kunt u in uw verleningsbeschikking teruglezen welke verantwoordingsinformatie u dient op te nemen in uw aanvraag tot subsidievaststelling. Meestal gaat het om een inhoudelijke verantwoording door middel van een activiteitenverslag en een bestuursverklaring waarin u verklaart over de werkelijke kosten en inkomsten die zijn gerealiseerd met de gesubsidieerde activiteiten. Een modelbestuursverklaring is dan als bijlage bij uw verleningsbeschikking opgenomen.

Subsidies vanaf 25.000 tot 125.000 euro

Voor subsidies vanaf 25.000 tot 125.000 euro geldt als hoofdregel dat het definitieve subsidiebedrag wordt vastgesteld aan de hand van de werkelijke uitgevoerde activiteiten en bereikte resultaten. In de inhoudelijke verantwoording, meestal in de vorm van een activiteitenverslag, maakt u inzichtelijk in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en welke resultaten daarmee zijn gerealiseerd in vergelijking met de beoogde resultaten (de realisatie-indicatoren) zoals opgenomen in uw verleningsbeschikking. Afwijkingen dient u toe te lichten.

Het kan ook zijn dat in de verleningsbeschikking staat dat voor de verantwoording van de besteding van de subsidiebijdrage een bestuursverklaring dient te worden overgelegd. Een model bestuursverklaring is in dat geval ook als bijlage bij uw verleningsbeschikking gevoegd. In deze bestuursverklaring verklaart u onder andere over de werkelijke kosten en inkomsten die zijn gerealiseerd met de gesubsidieerde activiteiten. Deze bestuursverklaring dient u ingevuld en getekend als bijlage aan het verantwoordingsformulier toe te voegen.

Op basis van uw inhoudelijke verantwoording en eventuele bestuursverklaring stellen wij de subsidie vast tot ten hoogste het bedrag van de verleende subsidie. De subsidie kan lager worden vastgesteld indien de activiteiten en/of realisatie-indicatoren, waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel zijn uitgevoerd en/of gerealiseerd. Voorts kan de subsidie lager worden vastgesteld indien u niet heeft voldaan aan de bepalingen en/of verplichtingen die zijn verbonden aan de subsidieverstrekking.

Subsidies vanaf 125.000 euro

Voor subsidies vanaf 125.000 euro geldt een uitgebreidere verantwoording. Dit houdt in dat de subsidie zowel inhoudelijk als financieel moet worden verantwoord. Uw vaststellingsaanvraag moet daarom uit de volgende documenten bestaan:

  1. een inhoudelijk verslag, meestal in de vorm van een activiteitenverslag, waaruit blijkt dat in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden, de afgesproken realisatie-indicatoren uit uw verleningsbeschikking zijn verwezenlijkt en de overige verplichtingen verbonden aan de subsidieverlening zijn nagekomen. Belangrijke afwijkingen moeten worden toegelicht;
  2. een financieel verslag met betrekking tot de kosten en inkomsten (inclusief provinciale subsidie) die zijn gerealiseerd bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten inclusief een vergelijking met de oorspronkelijk begrote kosten en inkomsten en een toelichting op de verschillen. Dit verslag moet voorzien zijn van een controleverklaring van een accountant.

Het financieel verslag mag ook als bijlage deel uitmaken van uw jaarrekening. Hierbij dient het subsidieproject, de totale werkelijke projectkosten en –inkomsten, inclusief de provinciale subsidie, adequaat inzichtelijk te zijn gemaakt. Verder dient uw accountant in de bijbehorende controleverklaring expliciet te verklaren dat het subsidieproject/de subsidiabele activiteiten zijn gecontroleerd op basis van het Controleprotocol verantwoording subsidies provincie Utrecht april 2022.

Wat er tenminste in het financieel verslag moet zijn opgenomen is hierboven aangegeven. De door de provincie in het kader van de subsidieverlening goedgekeurde begroting kunt u gebruiken als vertrekpunt voor uw financieel verslag. Hierin neemt u ook de gerealiseerde kosten en inkomsten op inclusief vergelijking met de begrote kosten en inkomsten. Met betrekking tot dit financieel verslag geeft uw accountant een controleverklaring af.

Denkt u eraan dat u er zelf voor moet zorgen dat de subsidie tijdig vastgesteld wordt. Dient u te laat een aanvraag tot subsidievaststelling in, dan kan dit gevolgen hebben voor de hoogte van uw subsidie.

Controleprotocol

Heeft u een subsidieaanvraag ingediend op of ná 1 april 2022 en is aan u een subsidie verstrekt van 125.000 euro of meer? Dan is een controleverklaring van een accountant vereist voor de vaststelling van uw subsidie. Deze controleverklaring moet voldoen aan de verantwoordingseisen die zijn vastgelegd in het Controleprotocol verantwoording subsidies provincie Utrecht april 2022. Dit controleprotocol is in dat geval ook als bijlage bij uw verleningsbeschikking gevoegd. De door de accountant getekende controleverklaring dient u als bijlage aan het verantwoordingsformulier toe te voegen.

Wij adviseren u om tijdig hierover in overleg te treden met uw accountant.

Aanvraag tot subsidievaststelling

In uw verleningsbeschikking is opgenomen wat wij van u verwachten in het kader van de subsidievaststelling

Staat er in uw verleningsbeschikking dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te laten stellen? Dan verwachten wij deze aanvraag uiterlijk binnen 6 maanden nadat uw subsidieproject is afgerond.

U ontvangt een ontvangstbevestiging per e-mail nadat uw vaststellingsaanvraag bij de provincie is binnengekomen. De provincie toetst vervolgens of uw vaststellingsaanvraag op tijd is binnengekomen en compleet is. Als er informatie of documenten ontbreken, ontvangt u daarvan bericht met het verzoek om uw aanvraag binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn gaat pas in als uw vaststellingsaanvraag compleet is. U ontvangt uiterlijk binnen 22 weken een reactie van ons op uw aanvraag tot subsidievaststelling.

Na beoordeling van uw verantwoordingsdocumentatie besluit de provincie op welk bedrag de subsidie wordt vastgesteld. U ontvangt hierover een brief met daarin ons besluit: de vaststellingsbeschikking. Wanneer de provincie u een hoger voorschotbedrag heeft verstrekt dan uw definitief toegekende subsidiebedrag, moet u het teveel ontvangen bedrag terugbetalen. Als u uiteindelijk recht heeft op een hoger subsidiebedrag dan het al verstrekte voorschotbedrag, wordt het restant subsidiebedrag zo spoedig mogelijk aan u uitbetaald.

Hoe vraag ik vaststelling van mijn subsidie aan?

Gebruik voor subsidies tot 125.000 euro het formulier ‘Vaststelling projectsubsidie - verantwoording bij verleend subsidiebedrag tot 125.000 euro (inhoudelijke verantwoording eventueel met bestuursverklaring)’.

Voor subsidies vanaf 125.000 euro gebruikt u het formulier ‘Vaststelling projectsubsidie – verantwoording bij verleend subsidiebedrag vanaf 125.000 euro (inhoudelijke en financiële verantwoording met controleverklaring)’.

De benodigde formulieren voor u vaststellingsaanvraag vindt u onderaan deze pagina, in onderdeel ‘5. Formulieren’.

4. Steekproef subsidies

Voor alle subsidies geldt dat het subsidieproject kan worden geselecteerd voor nadere controle door middel van een steekproef. Daarbij kan onder andere aanvullende informatie met betrekking de subsidie en de onderliggende activiteiten bij u worden opgevraagd. Ook is het mogelijk dat er een controle ter plaatse wordt georganiseerd, waarbij de provincie bij u op locatie diverse controles in verband met de provinciale subsidieverlening worden uitgevoerd.

5. Formulieren

Bij het verantwoorden van subsidies dient u gebruik te maken van de door ons aangeboden formulieren. De formulieren helpen u om de juiste en complete informatie aan te leveren. De volgende formulieren kunt u vinden via onderstaande links: